採用アシスタントってどんな仕事なの??楽なの?きつい?現役採用アシスタントの私が教えます!!

仕事解説

多くの業務を抱えている人事採用のお仕事。そんな社員を陰ながらサポートするのが採用アシスタントです。アシスタントって求人に書いてあるし、楽そうな仕事だろうなぁと思っているあなた。

確かにメインの人事採用担当と比べれば責任も重くなく、目標の採用人数を意識する等のプレッシャーという意味では楽かもしれません。しかし仕事内容を知らないで入社後思わぬギャップに苦しむかもしれません。

そこで記念すべきお仕事解説シリーズ第一弾(続くといいな(笑))として採用アシスタントについて解説します(*’▽’)

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採用アシスタントとは

採用アシスタントは文字通り採用業務をアシストする立場の仕事です。

人事(主に採用部門)は採用の企画や求人の作成、面接、入社書類の作成等やることが盛りだくさんです。面接だけが仕事ではないのです。そんな人事採用の事務面を主にサポートする仕事です。

アシスタントという立場として働くため、責任の重い業務は基本的にありません。また会社によっては労務関係の仕事を行う場合があるため事前に業務範囲の確認が大切です。

仕事内容

上記にもありますが、責任の重い仕事は基本的にありません。会社により業務内容も多少違いがあるかもしれませんが人事採用の事務面が主な仕事内容になります。では具体的な仕事内容について触れていきましょう。

①応募者と面接官のスケジュールを確認し予約・管理を行う面接調整業務。

採用アシスタントの仕事と言えばこれ!!という業務ですね。応募者の方や紹介会社(転職エージェント)と連絡・連携をしながら面接担当の社員のスケジュールを確認し、面接日程を調整します。

面接担当を行う人事や現場責任者または役員、社長のスケジュールを確認しながら調整するため、社内の特に偉い方とコミュニケーションを取ることが多くなります。忙しそうな役員の方とコミュニケーションを取る時が大変かもしれませんね。

私は機嫌が良さそうなタイミングを見つけてささっと面接調整のお話をすることで精神的負担を最小限にしてコミュニケーションを取っています(笑)

②面接資料の準備

事前または当日に応募者から預かった面接資料(履歴書や職務経歴書等)をコピーして面接担当へお渡しする業務です。

最近はWEB面接も増えているため、提出期限を設けて事前に面接資料を貰うことも増えたと思います。応募者によっては即提出する方やぎりぎりまで提出しない方と様々なため、一気に届くと少し焦りますね。

提出期限を過ぎても提出がない方へは進捗の確認をすることがあるため、応募者の管理はしっかり行う必要があります。

③面接当日の応募者へのアテンド

応募者へのアテンドも大切な業務の1つです。簡単に言えば面接開始までのご案内です。

当日の受付対応や面接会場への案内。面接資料を預かり管理する等、細々した作業が多いですね。たまに、もの凄く来社される応募者もいるので、「そんなに早く来ても、まだ部屋空いてないんですけど・・」と案内に行けないのはあるあるです(笑)

また面接官が現場責任者以上の方だと、面接開始ギリギリまでいないこともあるので心配になることもありヒヤヒヤします(基本的に来てくれますが 笑)。

④入社書類の準備

晴れて内定者が決まりました!!となった場合、あなたも入社前に色々と書いたり、用意しないといけない資料がありませんでしたか?それらの資料を準備するのも採用アシスタントのお仕事だったりすることが多いです。

基本的に既にあるフォーマットを印刷してまとめるだけなので、重労働ではありません。しかし大事な書類になるため内容物がしっかり入っているか、余計な資料が紛れていないかチェックは必要です。入社前の色々とデリケートな時期であり信用問題にもなるため作業は簡単でも注意しながら行う作業になります。

⑤その他資料の作成(雑務)

採用アシスタントは「採用事務」という立場でもあるため、事務職によくある、会議資料の作成や応募者データの推移をまとめた資料等の資料作成もよくある業務です。新卒の場合は内定式の会場準備として机や椅子を運んだりもしました。平たく言えば雑務ですね。

社員からちょっとした頼まれごとも多いので、「他人から頼まれた雑務なんかやりたくない!!」という方は採用アシスタントはやめた方が良いかもしれませんね(>_<)

上記は私が何社か採用アシスタントとして働いていた時の内容です。新卒か中途採用によって若干差はありますが基本的にやることは変わりません。

どうすれば採用アシスタントとして働ける?

採用アシスタントの雇用形態は、ほとんどが派遣です。正社員でも時々募集されているのを見ますが、派遣と比べると求人数は圧倒的に少ないです。また正社員の場合、仕事内容や責任の重さはメインの人事採用メンバーに近づきます。正社員として採用に携わりたいなら通常の人事採用求人から応募した方が良いです。

やりがい・大変なところ

やりがい

とにかく業務の種類は多いので、いかに効率よく正確に業務をさばけるか考え日々改善しながら業務進めるところはやりがいがあると思います。

応募者との関わりも丁寧に行うように気を付けています。以前応募者の方から志望動機の1つとしてメールや電話のやり取りの対応が良かったため志望しましたと書類に記載されており、この仕事をやっていて良かったなぁと思いました。

大変なところ

新卒も中途採用もそれぞれ繁忙期があります。新卒は3月~、中途は求人の掲載が始まった1か月くらいの期間は規模の大きい会社だと応募数が1000件以上になることもあります。

それを1~2人程度でさばかないといけないため、業務量が凄まじく、めちゃめちゃ忙しいです。業務前にしっかりスケジュールを立て効率良く作業を行うことが大切です。

また社内外を通じて多くの人とかかわるため、特に社内については役職付きや役員、社長とかかわることもあるため緊張しますし、気疲れすることもあります。いや本当に。自分にとって負担の少ないコミュニケーション方法を見つけましょう。

採用アシスタントに向いてる人

向いてる人

1つ目は、こつこつ事務作業をするのが苦ではない人や几帳面な人。面接調整や応募者のデータ管理が業務の割合として多く単調な作業が多い仕事だからです。しかし個人情報を扱う業務の為、大雑把な管理はNGなので几帳面な人も向いていると言えるでしょう。

2つ目は、自分から話しかけることが得意な人です。メールや直接対面で社内のお偉いさんとコミュニケーションを取ることが多いため臆することなく話しかけることができれば強みになると思います。また愛されキャラな人も同じ面接担当の人と話すことが多いため、関係が良くなれば面接調整も段々楽になりますよ。

まとめ

以上が採用アシスタントについてでした。どうでしたか?なんか出来そう!と思うか、いやぁ無理そうなだなーと思うかは人それぞれです。採用アシスタントはメイン担当と比べれば責任は軽いですが個人情報を扱うお仕事でもあるため「何となく」や「だいだいこんなものでOKかな」はNGです。

しかし、しっかりやるべきことを行い真面目に仕事をすればコツコツ仕事したい人には相性の良い仕事だと思います。採用アシスタントとして働こうかなと思ってれば今回の情報を参考にしてみてください(*’▽’)

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